Excel ali ERP? Kdaj preglednice postanejo ovira za rast gradbenega podjetja?

Excel je eno najbolj uporabnih poslovnih orodij. Toda ko gradbeno podjetje raste, lahko prav preglednice, ki so mu na začetku pomagale vzpostaviti red, začnejo zavirati njegovo učinkovitost. Kako prepoznati trenutek, ko Excel ni več dovolj, in kako narediti naslednji korak brez nepotrebnih zapletov?

Predstavljajte si običajno ponedeljkovo jutro v gradbenem podjetju.

Vodja operative pripravlja razpored zaposlenih za pet različnih gradbišč. Podatke ima v Excelovi preglednici, ki jo je posodobil v petek. Medtem je eden od zaposlenih sporočil bolniško odsotnost, drugi se mora nujno prestaviti na drugo gradbišče, na tretjem pa zaradi zamude materiala delo ne more potekati po načrtu.

V pisarni računovodstvo čaka na potrjene delovne ure preteklega tedna. Vodja skladišča medtem išče podatek, koliko materiala je bilo izdanega na posamezen projekt. Direktor pa želi vedeti, ali projekt, ki se bliža zaključku, še vedno posluje z načrtovano maržo.

Vsi podatki obstajajo. Nekateri v Excelu, drugi na papirju, tretji v elektronski pošti ali sporočilih.

To je pogosto trenutek, ko se pojavi vprašanje: ali je Excel še vedno ustrezno orodje ali podjetje potrebuje drugačen način upravljanja poslovanja?

Excel ni slab sistem. Pogosto je celo najboljša začetna rešitev.

Pri digitalizaciji poslovanja se Excel pogosto neupravičeno predstavlja kot nekaj zastarelega. V resnici ima številne prednosti.

Je dostopen, prilagodljiv in dovolj enostaven, da lahko podjetje brez večjih investicij vzpostavi osnovne evidence.

Za manjše gradbeno podjetje, ki izvaja enega ali dva projekta hkrati, je lahko preglednica povsem primerna rešitev za:

• evidenco opravljenih delovnih ur;
• osnovno načrtovanje zaposlenih;
• spremljanje ponudb in stroškov;
• pripravo kalkulacij;
• vodenje preprostih seznamov materiala;
• pregled nad osnovnimi finančnimi podatki projektov.

Excel je posebej uporaben pri analiziranju podatkov, pripravi kalkulacij, simulacijah in oblikovanju poročil po meri.

Toda obstaja pomembna razlika med orodjem za analizo podatkov in sistemom za vsakodnevno operativno vodenje podjetja.

In prav tu se začnejo izzivi.

6 znakov, da je vaše gradbeno podjetje preraslo Excel

Prehod na ERP sistem ni nujno povezan s številom zaposlenih ali višino prihodkov. Veliko pomembnejša je kompleksnost poslovanja.

Podjetje z desetimi zaposlenimi, ki hkrati izvaja šest projektov na različnih lokacijah, ima lahko zahtevnejše operativne procese kot podjetje s tridesetimi zaposlenimi na enem gradbišču.

Naslednjih šest znakov lahko pomeni, da obstoječe preglednice postajajo omejitev.

1. Isti podatek obstaja v več različnih preglednicah

Eden najpogostejših problemov je podvajanje podatkov.

Podjetje ima ločeno preglednico za zaposlene, drugo za delovne ure, tretjo za projekte, četrto za material in peto za spremljanje stroškov.

Ko se nekaj spremeni, je treba spremembo ročno vnesti na več mestih.

Če zaposleni preide z enega projekta na drugega, mora biti to pravilno zabeleženo v razporedu, evidenci ur in obračunu stroškov.

Če se sprememba ne prenese povsod, začnejo evidence prikazovati različne informacije.

Sodobne oblačne preglednice sicer omogočajo skupno urejanje in samodejno shranjevanje. Toda tudi to ne odpravi težave, kadar ima podjetje več nepovezanih datotek in različnih načinov vnosa.

2. Poročila dobite šele, ko je za ukrepanje že prepozno

Pri gradbenih projektih je čas pogosto odločilen.

Recimo, da projekt traja tri mesece. Po prvem mesecu je bilo opravljenih bistveno več delovnih ur, kot je bilo načrtovano.

Če vodstvo to ugotovi šele ob mesečnem obračunu, je lahko dragocen čas za popravljanje organizacije dela že izgubljen.

Če so podatki o urah in materialu dostopni sproti, lahko vodja projekta prej prepozna odstopanja in preveri njihove vzroke.

To ne pomeni, da bo vsak projekt potekal brez težav. Pomeni pa, da se lahko podjetje odloča na podlagi aktualnejših podatkov.

3. Podatki s terena se v pisarni ponovno prepisujejo

To je ena največjih operativnih težav v gradbeništvu.

Delavci ali vodje ekip na gradbišču beležijo opravljene ure, porabljen material in izvedena dela. Pogosto na papirju, v sporočilih ali različnih datotekah.

Podatki nato pridejo v pisarno, kjer jih nekdo pregleda, dopolni in ponovno vnese v drugo evidenco.

Ista informacija tako skozi podjetje potuje večkrat.

Vsak dodaten ročni prenos pomeni več porabljenega časa in novo možnost napake.

Če vodja gradbišča zabeleži osem delovnih ur na projektu, bi morala biti ta informacija ob potrditvi uporabna tudi za obračun dela, pregled stroškov projekta in pripravo poročil.

4. Dejanske stroške projekta je težko povezati z opravljenim delom

Večina gradbenih podjetij zna dobro pripraviti ponudbo in začetno kalkulacijo.

Vprašanje pa je, kako natančno spremljajo stroške med izvedbo.

Pri posameznem projektu je treba upoštevati različne kategorije:

• stroške dela zaposlenih;
• porabljen material;
• stroške opreme in mehanizacije;
• zunanje storitve in podizvajalce;
• druge neposredne in ustrezno razporejene posredne stroške.

Če so podatki v različnih preglednicah, je priprava celovitega pregleda odvisna od ročnega povezovanja evidenc.

Podjetje zato včasih pozna vrednost izdanih računov, nima pa dovolj dobrega sprotnega pregleda nad dejanskimi stroški izvedbe.

5. Nihče nima zanesljivega pregleda nad materialom in opremo

Material predstavlja pomemben del stroškov številnih gradbenih projektov.

Toda že preprosta vprašanja lahko povzročijo težave:

Kje je določeno orodje? Koliko cevi je ostalo v skladišču? Kdo je prevzel material za gradbišče? Ali je bilo blago že izdano na projekt?

Če se zaloge vodijo v preglednici, ki jo skladiščnik posodablja občasno, dejansko stanje ni nujno enako prikazanemu.

Pri enem skladišču je takšno evidenco še mogoče obvladovati. Ko pa se pojavijo dodatne lokacije, skladiščni zabojniki, servisna vozila in več ekip, postane spremljanje precej zahtevnejše.

6. Poslovanje je preveč odvisno od ene osebe

V marsikaterem podjetju obstaja oseba, ki »obvlada vse Excelove tabele«.

Pozna formule, strukturo datotek, način povezovanja podatkov in pravila vnosa.

Dokler je prisotna, sistem deluje.

Težava nastane med dopustom, bolniško odsotnostjo ali ob odhodu iz podjetja.

Podatki sicer ostanejo, vendar je lahko njihova uporaba drugim zaposlenim otežena.

Urejen poslovni sistem mora omogočati, da zaposleni z ustreznimi dovoljenji dostopajo do informacij in opravljajo svoje naloge neodvisno od ene ključne osebe.

Koliko vas dejansko stane delo z nepovezanimi preglednicami?

Excel sam po sebi ni velik strošek. Večji strošek lahko predstavljajo procesi okoli njega.

Poglejmo poenostavljen primer gradbenega podjetja s 25 zaposlenimi in več aktivnimi gradbišči.

Predpostavimo, da trije vodje ekip vsak dan porabijo dodatnih 15 minut za zbiranje, usklajevanje in posredovanje podatkov.

Administrativni sodelavec pa vsak dan porabi še 45 minut za prepisovanje in preverjanje teh informacij.

Pri 20 delovnih dneh na mesec dobimo:

Če za ponazoritev uporabimo povprečni strošek dela 20 € na uro, to pomeni 600 € mesečno oziroma 7.200 € letno.

To je zgolj ilustrativni izračun, ne podatek o povprečnem gradbenem podjetju. Dejanski stroški so odvisni od organizacije in stroškovnih urnih postavk.

Poleg tega izračun ne vključuje posledic napačnih vnosov, zamud pri odločanju, ponovnih naročil materiala ali izgubljenih informacij.

Prav tako uvedba programske opreme ne odpravi vsega administrativnega dela. Vendar lahko odpravi del nepotrebnega podvajanja in skrajša čas usklajevanja.

Excel ali ERP: kakšna je dejanska razlika?

ERP (Enterprise Resource Planning) je poslovni informacijski sistem, namenjen povezovanju različnih poslovnih procesov in podatkov.

V gradbeništvu to pomeni predvsem povezavo med zaposlenimi, projekti, delovnimi urami, materialom, opremo in stroški.

Primerjava prikazuje tipične možnosti, ne absolutnih omejitev. Napredne preglednice lahko omogočajo avtomatizacije in povezave, ERP sistemi pa se razlikujejo po funkcionalnostih in kakovosti izvedbe.

Excel je še vedno odlično orodje za analize, kalkulacije in posebna poročila. ERP pa je primernejši, ko mora več ljudi vsak dan izvajati povezane operativne postopke.

Kako ugotoviti, ali je vaše podjetje pripravljeno na ERP?

Odgovor ni odvisen zgolj od velikosti podjetja.

Za začetek si zastavite pet preprostih vprašanj:

Če ste na več vprašanj odgovorili pritrdilno, je smiselno podrobneje pregledati obstoječe procese.

To še ne pomeni, da morate takoj kupiti ERP. Pomeni pa, da je vredno izračunati stroške trenutnega načina dela in preveriti alternative.

Včasih zadostuje boljša organizacija preglednic in jasnejša pravila. V drugih primerih pa je težava globlja in je brez povezovanja podatkov ni mogoče učinkovito odpraviti.

Prehod z Excela na ERP ni nujno velik projekt

Ena največjih ovir pri uvajanju ERP sistema je predstava, da mora podjetje naenkrat spremeniti celotno poslovanje.

Takšen pristop je lahko zahteven, posebej v gradbeništvu, kjer delo na terenu ne more obstati zaradi uvajanja nove programske opreme.

Veliko bolj smiseln je postopen prehod.

1. Začnite pri težavi, ne pri programski opremi

Najprej določite, kateri proces povzroča največ nepotrebnega dela.

Je to evidenca ur? Razporejanje zaposlenih? Material? Spremljanje stroškov?

Ne uvajajte desetih modulov samo zato, ker so na voljo.

Začnite pri enem procesu, kjer je mogoče izboljšavo jasno izmeriti.

2. Izberite en projekt ali manjšo ekipo

Namesto spremembe za celotno podjetje lahko najprej izberete eno gradbišče in njegovo ekipo.

Na tem projektu vzpostavite enoten način beleženja delovnih ur in spremljanja stroškov.

Primerjajte, koliko časa ste za pripravo informacij potrebovali prej in koliko ga potrebujete po spremembi.

3. Vključite zaposlene na terenu

Najboljša programska oprema ne pomaga, če je zaposleni ne uporabljajo.

Zato je pomembno, da je vnos podatkov čim bolj enostaven in da zaposleni razumejo njegov namen.

Delavec na gradbišču ne potrebuje kompleksnih finančnih poročil. Potrebuje jasen razpored in preprost način vnosa opravljenega dela.

Vodja projekta pa potrebuje pregled nad izvedbo, zaposlenimi, materialom in stroški.

4. Podatke povezujte postopoma

Ko je evidenca ur urejena, lahko vključite razporejanje, material in druge operativne procese.

Tako nastaja povezana podatkovna osnova brez nepotrebnega podvajanja.

Pomembno je tudi, da sistem omogoča izvoz podatkov in smiselno povezovanje z obstoječimi računovodskimi rešitvami.

Cilj ni nujno zamenjati vseh programov, ki jih podjetje že uporablja, temveč zagotoviti, da informacije med njimi ne potujejo izključno z ročnim prepisovanjem.

5. Izmerite rezultate

Po nekaj tednih preverite, kaj se je spremenilo.

Koliko časa potrebujete za pripravo mesečnega obračuna ur? Kako hitro ugotovite stroške projekta? Koliko podatkov je treba ponovno vnašati? Ali imajo vodje ekip boljši pregled nad delom?

Na podlagi rezultatov se odločite o nadaljnjem uvajanju.

Kje se v to zgodbo vključuje RelayPlan?

RelayPlan je operativni ERP sistem, razvit za gradbena podjetja in organizacije, ki velik del svojih aktivnosti izvajajo na terenu.

Osredotoča se na področje, kjer informacije dejansko nastajajo: pri razporejanju zaposlenih, izvajanju del, beleženju ur, upravljanju materiala in spremljanju projektov.

Namesto da bi se podatki zbirali v več nepovezanih preglednicah, jih lahko podjetje vodi v povezanem okolju.

Z RelayPlanom lahko med drugim:

• vodite evidenco delovnih ur in jih povezujete s projekti;
• razporejate zaposlene in ekipe po gradbiščih;
• upravljate skladišče in material, vključno s prevzemi, izdajami in prenosi;
• spremljate projekte in stroškovna mesta;
• pripravljate poročila in izvažate podatke v Excel ali CSV.

RelayPlan ne zahteva, da se podjetje popolnoma odpove Excelu. Nasprotno, preglednice ostajajo uporabne za nadaljnje analize in poročanje.

Bistvena sprememba je, da Excel ni več nujno glavno mesto, kjer zaposleni vsak dan zbirajo in usklajujejo operativne podatke.

Podjetje lahko začne z enim procesom ali projektom in uporabo razširi glede na dejanske potrebe.

Zaključek: Excel naj ostane orodje, ne omejitev

Excel je številnim gradbenim podjetjem pomagal vzpostaviti prve evidence, pregled nad projekti in osnovne poslovne procese.

Njegova uporabnost se ne konča takrat, ko podjetje uvede ERP.

Spremeni se predvsem njegova vloga.

Ko je projektov več, ko ekipe delajo na različnih lokacijah in ko postane spremljanje stroškov zahtevnejše, podjetje potrebuje podatke, ki so povezani, ažurni in dostopni pravim ljudem.

Največja prednost digitalizacije ni nujno v tem, da imamo manj preglednic.

Če se prepoznate v opisanih težavah, ni treba začeti z veliko spremembo.

Začnite z enim projektom. Uredite en proces. Izmerite rezultat.