Od načrtovanja do resnične slike stroškov.

Vsak vnos na terenu gradi podatkovno plast za obračun, poročanje in odločitve. Podatkov ni več treba prepisovati med sistemi — nastanejo tam, kjer delo dejansko poteka.

Zakaj je v večini podjetij vpogled v stroške prepozen

Končni strošek projekta ni en velik izdatek. So tisoči majhnih dogodkov — opravljene ure, izdan material, uporabljena oprema, oddana naročila — vsak zabeležen nekje, od nekoga, v obliki, ki ustreza tistemu trenutku in ne podjetju.

Posledica je znana: ure in material pridejo v pisarno prepozno, da bi odločitve še kaj spremenile, vodstvo pa projekt vidi šele, ko so izbire že stale denar. Težava ni v trudu. Težava je, da se zapis sestavlja nazaj, iz dokumentov, namesto naprej, iz dela.

RelayPlan obrne smer. Najprej se določita struktura projekta in stroškovna mesta, nato se vsako naslednje dejanje na terenu, v skladišču in pisarni samodejno pripne na to strukturo. Ko kdo vpraša, koliko projekt stane, odgovor že obstaja.

Ker se ure in material knjižijo sproti, je odstopanje vidno v tretjem tednu in ne ob končnem obračunu — takrat je še pogovor in ne odpis.

Operativni podatki nastanejo enkrat in se znova uporabijo za obračun, poročanje in predajo računovodstvu, kar odpravi prepisovanje, ki požira čas za administracijo.

Vsaka ura in vsak izdan artikel nosita svoj projekt in stroškovno mesto, zato strošek dela in materiala pristane tam, kamor sodi, brez računovodske vaje.

Potrjevanja, popravki in odgovornost so del toka, zato operativna zgodovina ostane zagovorljiva še dolgo po zaključku projekta.

Premik materiala dobi ime, čas in cilj, kar je običajno razlika med oceno in dejansko številko stroška materiala.

Ker je osnovni zapis že strukturiran, se poročila ustvarijo in ne sestavljajo — vključno s samodejnim periodičnim razpošiljanjem.